Planowanie i rozliczanie we wspólnotach mieszkaniowych

Zgodnie z art. 30 ustawy o własności lokali (dalej UWL, t.j. DzU z 2000 r. nr 80, poz. 903) zarząd (zarządca) ma obowiązek corocznego składania sprawozdania ze swojej działalności do końca marca. Najważniejszą częścią tego sprawozdania jest niewątpliwie rozliczenie finansowe.

Do 2001 roku obowiązywała ustawa o rachunkowości i rozporządzenie ministra finansów z dnia 18 sierpnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek nieprowadzących działalności gospodarczej – dotyczyło to również działalności wspólnot mieszkaniowych. Wiązało się to ze sporządzaniem wersji uproszczonej lub pełnej sprawozdań finansowych.

Od 2001 r. właściciele lokali sami podejmują uchwałę określającą zakres i sposób prowadzenia ewidencji pozaksięgowej przychodów i kosztów zarządzania nieruchomością wspólną. Właściciele lokali są do tego zobowiązani przez zapis w art. 22 ust. 3 pkt 10 UWL. Obciążają ich dwa różne rodzaje kosztów:

• koszty zarządu nieruchomością wspólną, które zostały wymienione w art. 14 UWL, i związane z nimi wpłacane zaliczki na rachunki bankowe wspólnoty (bieżący i remontowy),
• koszty związane z utrzymaniem ich lokali, o których mowa w art. 13 UWL, i związane z nimi zaliczki na opłaty za media i usługi komunalne wpłacane na rachunek bankowy wspólnoty (bieżący).

Każdy z wymienionych kosztów powinien być rozliczany odrębnie. Zwykle tak jest, albowiem zarząd (zarządca) pośredniczy w rozliczeniach pomiędzy dostawcami mediów i usług komunalnych do lokali a ich właścicielami.

W nowo oddawanych budynkach właściciel lokalu sam zawiera umowę o dostarczenie mediów i usług do swojego lokalu (tak, jak to jest dotychczas powszechne w przypadku opłat za elektryczność, gaz, wodę czy telefon).

Plan gospodarczy i rozliczenie finansowe powinny być spójne oraz zgodne z układem przewidzianym w art. 14 UWL (nie w każdej wspólnocie występują wszystkie wymienione opłaty, np. za windę czy za ciepłą wodę).

Dokumenty muszą być czytelne i w formie akceptowanej przez członków wspólnoty mieszkaniowej. Nie bez znaczenia jest również ich objętość, albowiem są one dostarczane do właścicieli wraz z zawiadomieniem o zebraniu wspólnoty, zgodnie z art. 32 ust. 2 UWL.

Zaproponowane wzory planu gospodarczego (załącznik nr 1 – na dwóch stronach) i rozliczenia finansowego (załącznik nr 2 – na dwóch stronach) spełniają powyższe wymogi i zawierają wszystkie istotne aspekty funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej. Jak wyżej wspomniałem, ostatecznie to jej właściciele, poprzez podjęcie uchwały, określają wzór zarówno planu gospodarczego, jak i rozliczenia finansowego.

Wypełnienie pozycji planu gospodarczego nie jest trudne, jeżeli dysponujemy planami z poprzednich lat. Jeżeli ich nie mamy, to trzeba zwrócić się o pomoc do zarządu (zarządcy), który od dłuższego czasu zajmuje się podobną nieruchomością w najbliższej okolicy. Należy ponadto właściwie określić, jakie remonty będą wykonywane w danym roku i ile to będzie kosztowało (reszta to już proste wyliczenia matematyczne).

Należy jednak pamiętać, że „władza” wspólnoty dotyczy wyłącznie spraw związanych z zarządzaniem nieruchomością wspólną (pozycje I, II i VII). Często o tym zapominają zarządy wspólnot mieszkaniowych, ale zdarza się to, chociaż bardzo rzadko, również licencjonowanym zarządcom nieruchomości.

Pieniądze związane z pozycją IV i V chwilowo są w dyspozycji zarządu (zarządcy) i stanowią one zobowiązania właścicieli lokali wobec dostawców mediów i usług komunalnych. Wspólnota występuje tu w roli pośrednika w rozliczaniu zaliczek i opłat pomiędzy dostawcami mediów i usług do lokali a właścicielami.

Rzetelny zarządca o zaistnieniu nadpłaty z tego tytułu powinien niezwłocznie poinformować członków wspólnoty, a nadpłatę musi zwrócić właścicielowi lokalu. Zdarza się, że zarządca nadpłatę przeznacza na pokrycie ewentualnego zobowiązania właściciela lokalu z tytułu funduszu bieżącego lub remontowego. Jest to absolutnie niedopuszczalne, chyba że członek wspólnoty wyrazi na to zgodę.

Nierzetelni zarządcy celowo zawyżają zaliczki na ciepło i wodę w celu dysponowania nie swoimi pieniędzmi. Robią to z dwóch powodów:

• boją się w pewnym momencie utracić płynność finansową,
• chcą wykazać się na zebraniu, że są gospodarni, bo zwracają każdemu właścicielowi zamiast po 20–60 zł aż po 600–900 zł! (a przecież gdyby pobierali jeszcze większe zaliczki na media, to jeszcze więcej zwracaliby po roku, ku uciesze nie zawsze świadomych w tej materii właścicieli lokali – a gdzie są odsetki od tych „lokat”?).

Takie praktyki są karygodne. Oczywiście, przy ustalaniu wysokości zaliczek zarządca powinien je zawyżyć w rozsądnych granicach, biorąc pod uwagę poziom ściągalności w poprzednich latach.

Należy tu przypomnieć, że w przypadku wzrostu opłat za media i usługi komunalne właściciele lokali nie podejmują uchwał o zwiększeniu zaliczek w związku z ich wzrostem, lecz otrzymują od zarządcy jako pośrednika informację, że od tego dnia mają więcej płacić („władza” wspólnoty nie dotyczy spraw związanych z dostawą mediów i usług do lokali właścicieli).

Każda wspólnota mieszkaniowa powinna mieć opracowany regulamin (sposób) rozliczania kosztów za media i usługi komunalne dostarczane do lokali, podpisany przez wszystkich właścicieli lokali. Regulamin ten po jego podpisaniu powinien otrzymać każdy z nich.

Nie będę zajmował się tym, w jaki sposób sporządza się plan gospodarczy czy wykonuje się rozliczenie finansowe, bo nie jest to tematem niniejszego artykułu. Podkreślam jednak, że oba wzory – pomimo że każdy z nich znajduje się na jednej stronie – zawierają niezbędne informacje, z których każdy przeciętnie inteligentny właściciel lokalu, znający wielkość swojego udziału w nieruchomości wspólnej, może wyciągnąć właściwe wnioski.

Zapoznając się z planem gospodarczym, ma możliwość oceny, czy zaliczki i koszty wzrosły, czy zmalały w stosunku do roku poprzedniego. W związku z tym może przygotować pytania na zebranie: dlaczego są zmiany, kto nie płaci zaliczek itd.

Zapoznając się z rozliczeniem finansowym, od razu zauważy, czy plan został wykonany, czy nie, czy koszty były większe lub mniejsze niż wcześniej. Na zebraniu może zadać pytania, np. w przypadku kosztów większych niż planowano w danej pozycji: dlaczego je przekroczono, czy w związku z tym podjęto dodatkowo uchwałę właścicieli (a trzeba to zrobić), czy była to samowolna decyzja zarządu?

Na marginesie: zarząd nie podejmuje uchwał, tylko przygotowuje ich treść, a podjęcie decyzji o wzroście wysokości jakichkolwiek kosztów jest przekroczeniem czynności zwykłego zarządu nieruchomością wspólną.

Każdy właściciel lokalu otrzymuje dodatkowo informacje o stanie swoich zobowiązań i należności wobec „przypisu”. Na podstawie otrzymanego rozliczenia finansowego może dokonać obliczeń i porównać wyniki. Z ich oceny może się dowiedzieć np. tego, że zapłacił więcej, tzn. że niektórzy właściciele nie wpłacili ustalonych zaliczek („przypisu”).

Ponadto w przypadkach podejrzanych kosztów w niektórych pozycjach, każdy właściciel lokalu, zgodnie z art. 29 ust. 3 UWL, ma prawo do kontroli wszystkich dokumentów finansowych (a także innych, nawet może zażądać od wspólnoty wydania ich kopii) w celu sprawdzenia zasadności poniesienia tych kosztów.

Moim zdaniem oba wzory dokumentów są bardzo czytelne, ponieważ nawet przeciętnie inteligentni właściciele lokali mogą zauważyć, czy plan został wykonany oraz czy opłaty wzrosły w stosunku do roku poprzedniego. Jest to możliwe, albowiem informacje te znajdują się na jednej stronie i w tych samych wierszach. Jak wynika z praktyki, te właśnie one są dla przeciętnych właścicieli najważniejsze.

Nadmieniam, że przy wykonywaniu planu gospodarczego i rozliczenia finansowego oraz ich analizowaniu należy pamiętać, że według ustawy o własności lokali rozliczenia z tytułu zarządzania nieruchomością wspólną dokonuje się według wielkości udziałów.

Od 2001 r. właściciele lokali sami podejmują uchwałę określającą zakres i sposób prowadzenia ewidencji pozaksięgowej przychodów i kosztów zarządzania nieruchomością wspólną.

Należy przypomnieć, że koszty zimnej wody i odprowadzenia ścieków nie podlegają żadnym negocjacjom – na terenie Warszawy obowiązują jednolite koszty, zgodnie z uchwałą podjętą przez Radę m. st. Warszawy. W celu podjęcia decyzji o zmianie wysokości zaliczek na media niepotrzebna jest uchwała właścicieli.

Informacje

• Zaliczki wpłacone na fundusz bieżący (utrzymanie nieruchomości wspólnej) i na fundusz na koszty remontowe, na podstawie uchwały właścicieli, przechodzą na następny rok jako fundusze wspólnoty.
• Pobierane w ciągu roku przez wspólnotę mieszkaniową zaliczki na pokrycie kosztów za media zużyte w lokalach podlegają rozliczeniu z właścicielami tych lokali.
• Faktury za poniesione koszty są do wglądu w zarządzie wspólnoty.
• Informacja o ilości osób faktycznie przebywających w lokalach i ilości zużytych mediów jest do wglądu w zarządzie wspólnoty.
• Zmiana ilości osób faktycznie przebywających w każdym lokalu ma wpływ na koszty we wszystkich lokalach i należy ją zgłaszać przed faktem, a nie po nim. Musi być udokumentowana (np. poświadczenie pobytu – wyjazdu przez władze miejscowe). 

Chcesz być na bieżąco? Zapisz się do naszego newslettera!