Kontrola działalności wspólnoty mieszkaniowej

Prawo kontroli

Zgodnie z art. 29 ust. 3 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. (DzU z 2020 r., poz. 532, 568), zwanej dalej w treści niniejszego tekstu „UWL”, prawo kontroli działalności zarządu służy każdemu właścicielowi lokalu. „W doktrynie prezentowane jest stanowisko, że prawo do współdziałania w zarządzie nieruchomością wspólną, skorelowane jest z prawem kontroli działalności zarządu przez każdego właściciela, wynikającym z art. 29 ust. 3 ustawy. Niewątpliwie prawo kontroli zostało sformułowane w ustawie bardzo szeroko i bezspornie obejmuje swoim zakresem wszelkie działania i czynności zarządu lub zarządcy, związane z zarządzaniem wspólną nieruchomością. Wątpliwości może budzić natomiast sam sposób wykonywania tego prawa przez właścicieli poszczególnych lokali. Z pewnością przysługuje im prawo żądania informacji i sprawozdań dotyczących stanu majątku wspólnoty i wyjaśnień w kwestiach związanych z zarządem nieruchomością wspólną. Chodzi tu o prawo do uzyskania informacji ustnych i pisemnych, prawo osobistego lub z udziałem upoważnionej przez siebie osoby przeglądania wszelkich ksiąg i dokumentacji, prawo otrzymania lub sporządzenia kopii tych dokumentów (por. R. Dziczek – Własność lokali – Komentarz wydanie 4 s. 201 i J. Kozińska – Środki kontroli działalności zarządu i zarządcy według ustawy o własności lokali – St. Prawn. 2003, nr 3 s. 121).

Prawu kontroli przysługującemu właścicielowi lokalu odpowiada ciążący na zarządzie lub zarządcy obowiązek umożliwienia mu wykonywania tego prawa, z którym wiąże się roszczenie o udzielenie wyjaśnień lub roszczenie o udostępnienie dokumentów. Ustawodawca nie przewidział jednak w tym zakresie żadnych szczególnych regulacji w ustawie. W szczególności nie określił, jakie dokumenty (wszystkie czy tylko określone z uwagi na potrzebę zapewnienia ochrony praw osób trzecich) i w jakiej postaci (np. oryginały, odpisy poświadczone za zgodność lub kserokopie) członek wspólnoty może otrzymać a w przypadku wydawania odpisów czy sporządzania kserokopii, kto ma ponosić koszty powstałe z tego tytułu. W doktrynie uprawnienie do zaznajomienia się z dokumentacją przez członka spółdzielni, wspólnika spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, czy członka wspólnoty mieszkaniowej nazywane jest uprawnieniem informacyjnym. W orzecznictwie uznaje się natomiast, iż w żądaniu członka wspólnoty mieszkaniowej udostępnienia mu przez wspólnotę dokumentacji dotyczącej nieruchomości wspólnej niewątpliwie dominują elementy ochrony interesów majątkowych właściciela lokalu (por. postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 5 października 2006 r., sygn. IV CSK 110/0, Rejent 2008/2/162).”

Sprawozdanie roczne

Za fundamentalny element umożliwiający kontrolę działalności wspólnoty mieszkaniowej, należy uznać sprawozdanie roczne, o którym mowa w art. 30 ust. 1 pkt 2 UWL. Sprawozdanie takie powinno być rzetelne, kompletne, a także sporządzone w taki sposób, aby wszyscy mogli je przeczytać i zrozumieć treść przekazu. „Obowiązek przedstawienia przez zarząd sprawozdania w kształcie określonym art. 45 ust. 2 ustawy z 1994 r. o rachunkowości spełnia bardzo ważną rolę, gdyż umożliwia właścicielom kontrolę nad działalnością zarządu i stanowi podstawę udzielenia mu absolutorium (art. 29 ust. 2 i 3 UWL). Brak sprawozdania finansowego (wskutek uchylenia uchwały podjętej w tym przedmiocie) powoduje, że nie można mówić o złożeniu przez zarząd sprawozdania rocznego, o jakim mowa w art. 30 ust. 1 pkt 2 UWL. Nieudzielenie absolutorium może być właśnie wynikiem nieprzyjęcia sprawozdania finansowego.” Zauważyć przy tym należy, iż „każdy właściciel ma przy tym prawo żądać od zarządu przedstawienia szczegółowego rozliczenia na piśmie w odniesieniu do własnego lokalu (zob. art. 29 ust. 3 UWL).”

Ograniczenie w udostępnianiu danych

W praktyce mogą pojawiać się wątpliwości, czy każde dokumentmożna udostępnić członkowi wspólnoty mieszkaniowej, a jeżeli tak to w jakim trybie i w jakiej formie można tego dokonać. Każdy członek wspólnoty mieszkaniowej ma „uprawnienie do osobistego wglądu do dokumentacji prowadzonej przez zarząd lub (i) zarządcę oraz uzyskiwania kopii dokumentów. Uprawnieniu temu odpowiada ciążący na wspólnocie (zarządzie lub zarządcy) obowiązek umożliwienia realizacji tych uprawnień. Ustawa o własności lokali nie precyzuje zakresu i sposobu wykonywania takich uprawnień informacyjnych. Należy tu mieć zatem na uwadze tak istotę praw członka wspólnoty mieszkaniowej - właściciela lokalu, uwzględniając przy tym uregulowania zawarte w odpowiednich przepisach tak prawa spółdzielczego, jak i Kodeksu spółek handlowych (...).

Ograniczenie powyżej wskazanych uprawnień informacyjnych może być uzasadnione możliwością naruszenia podlegających ochronie praw innych osób lub też istotnym interesem wspólnoty. Ograniczenie zatem uprawnień członka wspólnoty przez ustanowienie obowiązku wykazywania każdorazowo w formie pisemnej interesu faktycznego w uzyskaniu stosownych informacji, czy też w zwielokrotnieniu dokumentu – stanowi naruszenie przepisów art. 27 i art. 29 ust. 3 UWL.

Sąd Apelacyjny odwołuje się raz jeszcze do treści uzasadnienia wyroku Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 26 czerwca 2008 r. I ACa 1382/2007 (LexPolonica nr 2043740) – podkreślając, że wspólnota może tak określić sposób korzystania z uprawnień informacyjnych jej członków, by nie zakłócało to normalnego toku pracy pracowników zarządu (zarządcy) nieruchomością wspólną. Jednakże ograniczenia tak natury prawnej, jak i organizacyjnej winny stanowić wyjątek od zasady i być jednoznacznie zdefiniowane.

(…) istnieje uzasadniony interes osób trzecich oraz wspólnoty w ograniczeniu uprawnienia jego członków do zwielokrotnienia dokumentów w postaci wyciągów bankowych. Wszelkie dokumenty bankowe zawierają wrażliwe dane osobowe i członek wspólnoty może skutecznie wypełniać swoje funkcje kontrolne, mając jedynie prawo wglądu do tych dokumentów i mogąc robić odręczne notatki.

(…) na wspólnocie, jako administratorze danych, ciąży obowiązek ochrony tych danych. Uprawnienie do informacji, jak to już zostało wskazane, jest ograniczone przepisami innych ustaw. Wspólnota (zarząd), czuwając nad legalnym przetwarzaniem danych osobowych, może odmówić swojemu członkowi prawa do informacji – jednakże, skoro taka sytuacja ma być wyjątkiem od zasady – to wspólnota każdorazowo winna powziąć w stosownej formie decyzję i ją uzasadnić.Należy w tym miejscu odwołać się do poglądu wyrażonego w uzasadnieniu wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w W. z dnia 2 lipca 2008 r., sygn. II SA/Wa 2007/2007 (LexPolonica nr 1922162) co do rozumienia i zakresu przetwarzania danych osobowych członków wspólnoty.”

Kogo kontrolować?

Prawo kontroli działalności zarządu wspólnoty mieszkaniowej, określone w art. 29 ust. 3 UWL, sformułowane zostało bardzo szeroko i rozciąga się nie tylko na całą działalność zarządu, ale również zarządcy administrującego daną nieruchomością (por. wyrok SA w Warszawie z dnia 26 czerwca 2008 r. w sprawie o sygn. I ACa 1382/07). Profesjonalny podmiot świadczący dla wspólnoty usługi z zakresu zarządzania nieruchomością korzysta bowiem jedynie z określonych uprawnień zarządu wspólnoty, powierzonych mu do wykonywania na podstawie umowy.

Odmowa wydania dokumentów

W praktyce niejednokrotnie zdarzają się przypadki, w których dany podmiot przetrzymuje dokumenty będące własnością wspólnoty mieszkaniowej. Najczęściej są to przypadki, w których występują we wspólnocie mieszkaniowej konflikty. Podkreślić w tym miejscu należy, iż nikt nie ma prawa zatrzymywać żadnych dokumentów wspólnoty i na żądanie jej zarządu ma bezwzględny obowiązek dokumenty takie wydać.

W tym kontekście należy zwrócić ponadto uwagę na kilka szczegółowych zagadnień.

Dokumentacja dotycząca danej wspólnoty mieszkaniowej (czy to dokumentacja budowlana czy rozliczeniowa, czy jakakolwiek inna) stanowi własność wspólnoty. Wspólnota mieszkaniowa jest pewną efemerydą prawną, jedynym tego rodzaju podmiotem w polskim porządku prawnym. Przez wiele lat była wątpliwość czy w ogóle posiada zdolność prawną, czy też korzysta ze zdolności prawnej tworzących ją właścicieli, którą ostatecznie rozstrzygnął Sąd Najwyższy w uchwale składu 7 sędziów z dnia 21 grudnia 2007 r. w sprawie III CZP 65/07. Sąd Najwyższy uznał, że wspólnota mieszkaniowa może nabywać prawa i obowiązki do własnego majątku, jednakże tylko w zakresie przyznanych jej kompetencji. Wyrok ten ma moc zasady prawnej.

Posługując się rozumowaniem Sądu Najwyższego dokumentacja związana z zarządzaniem nieruchomością wspólną stanowi własność wspólnoty mieszkaniowej i to wspólnota mieszkaniowa ma roszczenie negatoryjne lub windykacyjne dotyczące tychże dokumentów. Podobnie jak w przypadku roszczenia o zapłatę zaliczek na koszty zarządu nieruchomością wspólną lub roszczenia o odszkodowanie za bezumowne korzystanie z części wspólnej budynku lub roszczenia o zapłatę czynszu najmu za stanowiący pożytek wspólny lokal lub część budynku takie roszczenia przysługują wyłącznie wspólnocie a tworzący ją właściciele nie mogą dochodzić tych roszczeń samodzielnie w całości ani w części (por. wyrok SN z dnia 6 czerwca 2012 r. w sprawie III CZP 25/12).

Właściciele poszczególnych lokali są współwłaścicielami nieruchomości wspólnej w częściach ułamkowych, jednakże przepisy o współwłasności rzeczy (art. 195 i n. KC) stosuje się jedynie w sposób ograniczony i co do zasady subsydiarny.

Dodatkowo, zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego, ustawodawca przyznał wspólnocie ograniczoną zdolność prawną, a więc nadał wspólnocie mieszkaniowej charakter odrębny od podmiotów będących współwłaścicielami.

Mając na uwadze powyższe to wspólnocie mieszkaniowej przysługuje roszczenie o wydanie dokumentacji przetrzymywanej przez administratora/zarządcę nieruchomości. Natomiast każdemu właścicielowi przysługuje do administratora/zarządcy roszczenie o okazanie lub wydanie kopii dokumentów wynikające z uprawnień kontrolnych właściciela.

W przypadku problemów z uzyskaniem dokumentacji wspólnoty mieszkaniowej należy mieć na uwadze art. 276 § Kodeksu karnego. Zgodnie z tym przepisem, kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. „Jak wskazuje się w doktrynie słowo ukrywa jest wieloznaczne, nie obejmuje tylko przypadków umieszczenia danej rzeczy w miejscu niewidocznym, ale też oznacza nieujawnienie rzeczy, uniedostępnienie dla osoby uprawnionej, niezwrócenie. Nie ulega wątpliwości, że w następstwie zachowania oskarżonego pokrzywdzeni nie mieli możliwości korzystania ze swoich dokumentów, były one dla nich niedostępne.” „Przestępstwo opisane w art. 276 KK może być popełnione jedynie z zamiarem bezpośrednim, a to z uwagi na sformułowane w tym przepisie sposoby zabronionego zachowania się („niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa, usuwa”), charakteryzujące się szczególnym nastawieniem sprawcy.” Samo posiadanie dokumentu przez osobę nieuprawnioną nie jest równoznaczne z ukrywaniem dokumentu w rozumieniu art. 276 KK.

W niektórych sprawa można też rozważać, czy nie doszło do popełnienie przestępstwa, o którym mowa w art. 284 KK, czyli przywłaszczenia rzeczy ruchomej lub prawa majątkowego.

Chcesz być na bieżąco? Zapisz się do naszego newslettera!