#GorącaLinia – forma zarządu wspólnotą

Odpowiedź eksperta:

Zakładam, że w pytaniu chodzi o wspólnotę "dużą" w rozumieniu art. 20 UWL, za którą działa w zakresie zarządu nieruchomością wspólną wybrany zarząd, który jest jej organem reprezentującym i kierującym, zarządzającym z mocy prawa – ustawy o własności lokali. Wspólnota taka działa pod swoim NIP, REGON w stosunkach zewnętrznych i wewnętrznych. Zarząd wspólnoty, jako jej organ, działa z mocy prawa, w imieniu wspólnoty, na jej rzecz i ze skutkiem dla niej. Jest to ustawowy zarząd dużą wspólnotą mieszkaniową. 

Według przepisów art. 20 ust.1 UWL "jeżeli liczba lokali wyodrębnionych i lokali niewyodrębnionych jest większa niż trzy, właściciele lokali są obowiązani podjąć uchwałę o wyborze jednoosobowego lub kilkuosobowego zarządu. Członkiem zarządu może być wyłącznie osoba fizyczna". Ponadto, taki wybrany "zarząd lub poszczególni jego członkowie mogą być w każdej chwili na mocy uchwały właścicieli lokali zawieszeni w czynnościach lub odwołani".

Podstawę prawną dla zakresu działania zarządu wspólnoty jako jej organu określa art. 21 UWL oraz odpowiednio art. 22 UWL. Według art. 21. UWL zarząd kieruje sprawami wspólnoty mieszkaniowej i reprezentuje ją na zewnątrz oraz w stosunkach między wspólnotą a poszczególnymi właścicielami lokali. Gdy zarząd jest kilkuosobowy, oświadczenia woli za wspólnotę mieszkaniową składają przynajmniej dwaj jego członkowie.

Gdy chodzi o reprezentację wspólnoty, działa ona samodzielnie według art. 22 ust. 1 UWL, ponieważ "czynności zwykłego zarządu podejmuje zarząd samodzielnie".

W innych sprawach, przekraczających zwykły zarząd, wymienionych w art. 22 ust.2  UWL. działa on dopiero po uzyskaniu zgody właścicieli lokali wyrażonej w formie uchwały, ponieważ "do podjęcia przez zarząd czynności przekraczającej zakres zwykłego zarządu potrzebna jest uchwała właścicieli lokali wyrażająca zgodę na dokonanie tej czynności oraz udzielająca zarządowi pełnomocnictwa do zawierania umów stanowiących czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu w formie prawem przewidzianej".

Wybrany przez właścicieli zarząd jest organem wykonawczym wspólnoty jako osoby ustawowej, jaką jest wspólnota mieszkaniowa. Organ ten wchodzi w skład struktury organizacyjnej wspólnoty, nie jest wobec niej odrębnym podmiotem prawa. Działanie zarządu jako jej organu jest działaniem samej wspólnoty. 

Zakres kompetencji zarządu jako organu wspólnoty obejmuje:

1) wykonywanie samodzielnie czynności (i decyzji) związanych z bieżącym zarządem (administrowaniem) nieruchomością wspólną, mieszczących się w pojęciu zwykłego zarządu (art. 22 ust. 1 UWL);

2) działanie w granicach udzielonych zarządowi pełnomocnictw według przepisów prawa (art. 21 ust. 3 UWL);

3) reprezentowanie wspólnoty na zewnątrz, w tym w sądzie i w stosunkach wewnętrznych pomiędzy wspólnotą a poszczególnymi właścicielami lokali (art. 21 ust. 1 UWL);

4) działanie na rzecz utrzymania stanu technicznego, sanitarnego nieruchomości wspólnej (art. 21 ust. 1, art. 22 ust. 1 oraz art. 26 UWL);

5) prowadzenie spraw finansowych wspólnoty, w tym w stosunkach zewnętrznych, wobec organów podatkowych i wobec dostawców towarów i usług (art. 21 ust. 1, art. 22 ust. 1 oraz art. 26 UWL);

6) zawieranie w imieniu umów z dostawcami towarów i usług, dot. zarządu nieruchomością wspólną (art. 21 ust. 1, art. 22 ust. 1 oraz art. 26 UWL);

7) wykonywanie w stosunku do właścicieli lokali obciążeń i rozrachunków z tytułu zaliczek na pokrycie kosztów zarządu (art. 15 ust. 1 UWL) oraz z tytułu innych opłat - na podstawie przepisów kodeksu cywilnego;

8) dochodzenie wierzytelności wspólnoty, w tym od właścicieli lokali, wnioskowanie o wyrażenie zgody na przymusową sprzedaż lokalu, prawo i obowiązek podjęcia czynności zmierzających do pozbawienia własności lokalu (art. 16 ust. 1,  art. 22 ust. 3 pkt 7 UWL);

9) żądanie zezwolenia na wstęp do lokalu (art. 13 ust. 2 UWL);

10) żądanie rozstrzygnięcia przez sąd w razie braku zgody większości właścicieli lokali na podjęcie uchwały, która w opinii zarządu jest niezbędna dla prawidłowego funkcjonowania nieruchomości (art. 24 UWL);

11) organizacja zebrań z właścicielami lokali;

12) indywidualne zbieranie głosów właścicieli w celu podjęcia uchwały (art. 23 UWL);

13) żądanie okazania dokumentów dot. prawa własności lokali (art. 29 ust. 1e UWL);

14) wykonywanie innych czynności według kompetencji, o ile tak wynika z innych przepisów prawa, np. z prawa podatkowego, z ustawy o rachunkowości.

Zakres obowiązków zarządu jako organu wspólnoty obejmuje obowiązki z ustawy o własności lokali, tj. obowiązki organizacyjne, proceduralne, faktyczne dotyczące utrzymania nieruchomości, także w związku z innymi przepisami.

W przypadku zarządu jednoosobowego – oświadczenie woli w imieniu wspólnoty mieszkaniowej wyrażone jest podpisem osoby – zarządu, które musi być złożone zgodnie z prawem, tj. według art. 21 i art. 22 UWL. Z koniecznym pełnomocnictwem od właścicieli lokali, gdy chodzi o czynności przekraczające zwykły zarząd [por. art. 22 ust. 2 UWL].

A jaka jest sytuacja, gdy zarząd jest wieloosobowy, np. gdy jest dwóch członków zarządu, a także gdy jest prezes i wiceprezes zarządu?

Przepisy art. 21 UWL nie mówią ani o prezesie zarządu ani o wiceprezesie zarządu. Zarząd wspólnoty [kilkuosobowy] jest organem kolegialnym, opartym na wzajemnej współpracy wszystkich członków zarządu. Żaden z członków zarządu nie jest bardziej lub mniej ważny; nie można też uznać że tylko jeden z członków zarządu kieruje wspólnotą, a reszta członków zarządu go słucha, nawet gdyby ci członkowie zarządu podzielili się wewnętrznie zadaniami. Dla przykładu, jeśli dochodzi do zwołania właścicieli lokali na zebranie, to zwołuje ich zarząd wspólnoty, a nie jeden z jego członków, nawet gdyby przypisano mu wewnętrznie funkcję prezesa zarządu.

Pamiętać przy tym należy o właściwej reprezentacji, ponieważ w imieniu wspólnoty zarząd kilkuosobowy musi być reprezentowany przynajmniej przez dwóch jej członków – w sprawach zwykłego zarządu. Dla skutecznego oświadczenia woli zarządu kilkuosobowego wyrażonego podpisami członków zarządu jest konieczne złożenie oświadczenia zgodnego z prawem, według art. 21 ust. 2 UWL, który mówi: "Gdy zarząd jest kilkuosobowy, oświadczenia woli za wspólnotę mieszkaniową składają przynajmniej dwaj jego członkowie".

"Sposób reprezentacji wspólnoty mieszkaniowej określony został w przepisach ustawy o własności lokali. Wspólnota mieszkaniowa jest jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej, ale ma ona z mocy prawa zdolność prawną, co wynika wprost z art. 6 ustawy o własności lokali. Podmiotem uprawnionym do występowania w niniejszym postępowaniu w imieniu wspólnoty mieszkaniowej jest zarząd tej wspólnoty. Członkiem zarządu może być wyłącznie osoba fizyczna wybrana spośród właścicieli lokali lub spoza ich grona. Zarząd wspólnoty, powołany przez właścicieli lokali w drodze uchwały, reprezentuje przy tym wspólnotę. Zgodnie z art. 21 ustawy o własności lokali zarząd kieruje sprawami wspólnoty mieszkaniowej i reprezentuje ją na zewnątrz oraz w stosunkach między wspólnotą a poszczególnymi właścicielami lokali (ust. 1), a gdy zarząd jest kilkuosobowy oświadczenia woli za wspólnotę mieszkaniową składają przynajmniej dwaj jego członkowie (ust. 2)" – por. postanowienie WSA w Szczecinie z dnia 30 kwietnia 2019 r., II SA/Sz 113/19. 

"Zgodnie z art. 21 ust. 2 UWL, jeżeli zarząd wspólnoty mieszkaniowej jest kilkuosobowy, oświadczenia woli składają co najmniej dwaj jego członkowie. Tym samym jeden członek zarządu nie jest uprawniony do samodzielnego reprezentowania Wspólnoty. Zawarcie przez niego jakiejkolwiek umowy bez potwierdzenia przez drugiego członka zarządu albo bez potwierdzenia przez właścicieli lokali w formie uchwały jest nieskuteczna" – por. wyrok SO we Wrocławiu z dnia 15 czerwca 2018 r., XII C 858/18. 

Pamiętać należy, że zarząd kilkuosobowy musi być reprezentowany przynajmniej przez dwóch jej członków, jednakże z koniecznym pełnomocnictwem od właścicieli lokali, gdy chodzi o czynności przekraczające zwykły zarząd. Czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu określa art. 22 UWL.

Jakie skutki powoduje brak takiego pełnomocnictwa lub jego przekroczenie w przypadku jednostronnych czynności prawnych?

Brak pełnomocnictwa lub jego przekroczenie w przypadku jednostronnych czynności prawnych wywoła skutek – nieważność takiej czynności podjętej bez umocowania (art. 104 KC), chyba że ten, komu zostało złożone oświadczenie woli w imieniu wspólnoty, zgodził się na działanie bez umocowania; wówczas stosuje się odpowiednio przepisy o zawarciu umowy bez umocowania (por. art. 104 KC). 

Jakie skutki powoduje brak pełnomocnictwa lub jego przekroczenie w przypadku umów [dwustronnych czynności prawnych]? 

Zawarcie umowy [czynności dwustronnej] bez umocowania lub z jego przekroczeniem skutkuje tym, że ważność umowy zależeć będzie od konwalidowania takiej sytuacji, tj. od potwierdzenia przez właścicieli lokali w stosownej uchwale, oczywiście tylko wtedy, gdy jest to możliwe i zgodne z prawem. 

Wskazać także należy, że niektóre przepisy wymagają złożenia podpisów przez wszystkich członków zarządu [patrz w tej sprawie na art. 52 ustawy o rachunkowości w zw. ze składaniem podpisów pod sprawozdaniem finansowym] albo złożenia podpisu w formie elektronicznej [np. kwalifikowany podpis elektroniczny pod składaną deklaracją podatkową]. 

Uwaga!

Specustawą z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw wprowadzono z dniem 31 marca 2020 r. zmiany do art. 21 UWL co do warunków i sposobu podejmowania uchwał przez wieloosobowy zarząd wspólnoty.

Do art. 21 UWL dodano ust. 4 i 5 w brzmieniu jak niżej:

"4. Uchwała zarządu może być podjęta, jeżeli wszyscy członkowie zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu albo głosowaniu na piśmie albo przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Uchwała może być również wynikiem głosów częściowo oddanych na posiedzeniu, częściowo na piśmie lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

5. Przy obliczaniu kworum uwzględnia się członków zarządu uczestniczących przez oddanie głosu na piśmie lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość".

Nowe przepisy, zacytowane wyżej, obowiązują od dnia 31 marca 2020 r. wszystkie zarządy wieloosobowe wspólnot mieszkaniowych.

Chcesz być na bieżąco? Zapisz się do naszego newslettera!