Zdalne zebranie roczne we wspólnocie mieszkaniowej

Wspólnota oraz jej zarząd są odpowiedzialni wobec właścicieli lokali za organizację zebrań lub za przeprowadzenie głosowań w trybie indywidualnego zbierania głosów, za powiadomienie właścicieli o podjętych uchwałach, wykonywanie ich oraz za wykonanie obowiązków nałożonych na wspólnotę z mocy prawa. Czynności zarządcze wykonywane są przez wybrany organ, zarząd wspólnoty, w dużych wspólnotach, albo wykonywane przez podmiot, któremu powierzono zarząd w trybie art. 18 ust. 1 UWL. Specustawą o COVID-19 z dnia 2 marca 2020 r. oraz kolejnymi rozporządzeniami RM w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu pandemii wprowadzono liczne ograniczenia dla osób i podmiotów gospodarczych, w tym zakaz przemieszczania się, zakaz organizowania zgromadzeń, posiedzeń i spotkań, a także zebrań właścicieli lokali.

Przepisami końcowymi art. 90 specustawy o COVID-19 wprowadzono zakaz zebrań ogółu właścicieli we wspólnotach; będzie on obowiązywał jeszcze przez 6 tygodni po odwołaniu stanu epidemii.

W okresie trwania pandemii nie ma zakazu podejmowania uchwał w sprawach istotnych dla wspólnoty, ale głosowanie odbywać się powinno w formie indywidualnego zbierania głosów, w tym elektronicznie. Zezwala na to art. 23 UWL, tak więc uchwały mogą być podejmowane w formie głosowania elektronicznego lub w formie kart do głosowania.

Podejmowanie uchwał przez właścicieli lokali według art. 23 UWL

W normalnej sytuacji, uchwały właścicieli lokali:

• są podejmowane bądź na zebraniu, bądź w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd; uchwała może być wynikiem głosów oddanych częściowo na zebraniu, częściowo w drodze indywidualnego ich zbierania;
• zapadają większością głosów właścicieli lokali, liczoną według wielkości udziałów, chyba że w umowie lub w uchwale podjętej w tym trybie postanowiono, że w określonej sprawie na każdego właściciela przypada jeden głos. Kiedy jest możliwe głosowanie 1:1? Jeżeli suma udziałów w nieruchomości wspólnej nie jest równa 1 albo większość udziałów należy do jednego właściciela bądź gdy obydwa te warunki spełnione są łącznie, głosowanie według zasady, że na każdego właściciela przypada jeden głos, wprowadza się na każde żądanie właścicieli lokali posiadających łącznie co najmniej 1/5 udziałów w nieruchomości wspólnej. Natomiast, gdy lokal jest przedmiotem współwłasności w częściach ułamkowych, współwłaściciele celem oddania głosu przypadającego na ich lokal w głosowaniu prowadzonym według zasady, że na każdego właściciela przypada jeden głos, obowiązani są ustanowić w formie pisemnej pełnomocnika. Ustanowienia pełnomocnika współwłaściciele lokalu dokonują większością głosów liczoną według wielkości udziałów we współwłasności lokalu.
• O treści uchwały, która została podjęta z udziałem głosów zebranych indywidualnie, każdy właściciel lokalu powinien zostać powiadomiony na piśmie.

Warto tu dodać, że zmiana terminu zebrania z powodu pandemii jest możliwa. W tej sprawie zajęło stanowisko Ministerstwo Rozwoju na samym początku epidemii, w dniu 13 marca 2020 r., wyjaśniając, że „przełożenie zebrania na termin późniejszy, umożliwiający jego prawidłową i bezpieczną organizację, nie podważy ważności podjętych na nim uchwał. W razie konieczności pilnego podjęcia przez wspólnotę mieszkaniową uchwały, możliwe jest zebranie głosów właścicieli lokali w drodze indywidualnego zbierania głosów, bez organizowania zebrania właścicieli”.

Przypomnijmy: o sposobie podejmowania uchwał przez właścicieli lokali stanowią cyt. przepisy art. 23 UWL, dające możliwość głosowania w drodze indywidualnego głosowania, w tym poprzez: karty do głosowania, głosowanie elektroniczne – mail, SMS. Potwierdza to bogate orzecznictwo sądów administracyjnych wydane w poprzednich latach.

Przykładem takiego rozstrzygnięcia jest wyrok SA w Gdańsku z dnia 27 marca 2013 r. (sygn. akt V ACa 110/13), w którym czytamy: „Nie sposób uznać, iż przepis art. 23 ust. 1 UWL jest przepisem szczególnym, który nie przewiduje możliwości głosowania nad uchwałą w formie elektronicznej. Przeciwnie, UWL nie zastrzega żadnej szczególnej formy dla indywidualnego zbierania głosów właścicieli lokali”.

Kwestia sposobu głosowania powinna być ustalona we wspólnocie w drodze uchwały, gdyż UWL tego nie reguluje, na zasadach ogólnych, a takie złożenie głosu jest złożeniem oświadczenia woli przez głosującego. Kwestie te wyjaśnia orzecznictwo sądów administracyjnych, dopuszczając głosowanie w różnych formach.

Dla celów ustalenia sposobu głosowania obowiązują zasady:

• zarząd wspólnoty powinien zorganizować głosowanie wśród wszystkich właścicieli lokali według aktualnego rejestru udziałów; ewidencja taka powinna zawierać informacje dot. udziałów poszczególnych właścicieli, tj.: nazwisko i imię albo firma (nazwa) oraz siedziba, adres firmy, liczba i wielkość udziałów, a także wszelkie zmiany dotyczące składu osobowego właścicieli i ich udziałów;
• obligatoryjne jest zawiadomienie o głosowaniu każdego właściciela, także współwłaściciela lokalu;
• treść uchwały w tej sprawie powinna być przygotowana przez zarząd wspólnoty;
• głosowanie odbywa się według przyjętej zasady;
• uchwały zapadają większością głosów właścicieli (także współwłaścicieli ułamkowych) lokali, liczoną według wielkości udziałów;
• o treści uchwały podjętej w drodze indywidualnego zbierania głosów, każdy właściciel (także współwłaściciel ułamkowy) lokalu powinien zostać powiadomiony na piśmie. Biorąc jednak pod uwagę stan wyższej konieczności i nakazy specustawy o COVID-19 – w tej nadzwyczajnej sytuacji powiadomienie, o którym mowa, może mieć inną formę, o ile przyjęto taką komunikację z właścicielem.

W podsumowaniu powyższej kwestii: przepisy art. 23 UWL dopuszczają przeprowadzenie głosowania nad uchwałami w innej formie niż na zebraniu – na kartach do glosowania lub głosowanie elektroniczne, np. mailem lub w innej elektronicznej formie, również może to być forma mieszana (niektórzy mogliby złożyć głos elektronicznie, inni kartą do głosowania wrzuconą do wyznaczonej euroskrzynki). Oczywiste jest, że takie głosowanie jest możliwe pod warunkiem, że zostanie opracowana metodyka takiego głosowania, dająca możliwość głosowania każdemu właścicielowi, co nie oznacza, że wszyscy mają obowiązek wziąć w nim udział. Zmiana sposobu głosowania na 1 właściciel – 1 głos musi być jednak przyjęta w drodze glosowania.

Chcesz być na bieżąco? Zapisz się do naszego newslettera!