e-Doręczenia obowiązkowe w urzędach od grudnia 2023

e-Doręczenia to nowoczesna metoda szybkiej i bezpiecznej wymiany korespondencji pomiędzy podmiotami publicznymi, a przedsiębiorstwami i obywatelami. Opracowanie Obserwatorium.biz „e-Doręczenia – bezpieczne rozwiązanie dla transformacji korespondencji papierowej” wskazuje, że to rewolucja w sposobie komunikacji. Zastąpi ono stosowane dotychczas papierowe listy polecone czy pisma wysyłane przez ePUAP, który od 2008 roku był głównym sposobem kontaktu z administracją publiczną.

System e-Doręczeń to klamra, która spina transformację cyfrową polskiej administracji i wymianę korespondencji na polskim rynku. Rewolucja korespondencji urzędowej rozpoczyna się od urzędów samorządowych, które już 10 grudnia 2023 roku będą miały obowiązek zarejestrowania się w systemie doręczeń elektronicznych i dostarczania elektronicznej wersji korespondencji pomiędzy urzędami.

Kto będzie w systemie e-doręczeń?

Od 10 grudnia 2023 roku obowiązek korzystania z doręczeń elektronicznych będzie miało ponad 80 tys. urzędów – wszystkie organy administracji publicznej i jednostki samorządu terytorialnego. Do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych będą zobligowane także osoby wykonujące zawody zaufania publicznego, czyli m.in. notariusz czy adwokat, a także nowi przedsiębiorcy wpisani do KRS. Od października 2029 roku dołączą do nich sądy i trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania oraz Służba Więzienna. Docelowo e-Doręczenia mają się stać podstawową formą komunikacji z urzędami. Ministerstwo Cyfryzacji liczy, że staną się także standardem w komunikacji między firmami lub obywatelami, a przedsiębiorcami.

Może Cię zainteresuje: Niższe limity podatkowe w 2024 roku

Administracja publiczna ma obowiązek korzystać z publicznej usługi e-Doręczeń, oferowanej przez wyznaczonego operatora, czyli Pocztę Polską. Każdy inny podmiot ma możliwość wyboru dostawcy usługi. Zamiast tradycyjnego papierowego listu pismo zostanie przesłane w formie cyfrowej na adres do doręczeń elektronicznych, a w przypadku komunikacji z podmiotami publicznymi za pośrednictwem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Podmioty niepubliczne mogą dobrowolnie korzystać z doręczeń elektronicznych od 5 października 2021 roku, czyli od momentu obowiązywania ustawy. Od początku działania systemu adres do doręczeń elektronicznych założyło prawie 60 tys. firm.

Jak przebiega proces?

Początkowo wdrożenie obowiązkowych e-Doręczeń może być wyzwaniem dla części podmiotów, jednak eksperci spodziewają się, że proces będzie przebiegać sprawnie. Zwłaszcza, że większość administracji publicznej przeszła na cyfrowe kanały komunikacji w czasie pandemii.

Nadanie przesyłki w doręczeniu elektronicznym jest potwierdzane dowodem nadania, a odebranie – dowodem otrzymania. Usługi e-Doręczeń są realizowane przez kwalifikowanych dostawców. Są oparte na standardach podobnych do tych, które stosowane są w kwalifikowanych podpisach i wykorzystują technologie kryptograficzne. Wszystkie usługi doręczenia elektronicznego muszą spełniać rygorystyczne wymagania bezpieczeństwa. Dostawca przyłączany do krajowego systemu e-Doręczeń musi udowodnić, że stosuje procedury i narzędzia, które zapewniają bezpieczeństwo i minimalizują ryzyko cyberprzestępstw.

Może Cię zainteresuje: Powrót podatku minimalnego w 2024 roku

Obieg dokumentów będzie krążył w czterech podmiotach: nadawca, operator nadawcy, operator odbiorcy i odbiorca. To gwarantuje, że każda przesyłka trafi w odpowiednim formacie do odbiorcy. Co ważne, żaden operator nie jest uprawniony do ingerencji w treść przesyłki, którą doręcza.

Korzyści depapieryzacji

Raport Obserwatorium.biz wskazuje na wiele korzyści, które wynikają z przejścia na drogę elektroniczną. To przede wszystkim szybkość i wygoda w kontaktach z urzędami. Doręczenie elektroniczne umożliwia błyskawiczne przekazanie informacji, co jest kluczowe na przykład w korespondencji w sektorze finansowym czy obszarze prawno-administracyjnym. Poza wspomnianym bezpieczeństwem korzyścią jest również proekologiczny aspekt e-Doręczeń.

Licząc same oszczędności dla rynku administracji publicznej, roczne korzyści wyniosą około miliarda złotych w zakresie świadczenia usług związanych z przekazywaniem korespondencji pomiędzy podmiotami. Jeszcze większe oszczędności widać dla rynku komercyjnego.

Zgodnie z raportem w przypadku migracji 90 proc. przesyłek realizowanych w kontaktach z administracją publiczną do usług elektronicznych maksymalne roczne oszczędności mogą sięgnąć 2,3 mld zł. Te wyliczenia dotyczą komunikacji obywateli i przedsiębiorstw z administracją publiczną oraz między urzędami. Eksperci Obserwatorium.biz szacują, że obywatele i firmy docelowo zamienią w sumie ponad 100 mln przesyłek wysyłanych do administracji publicznej, które dziś realizowane są w formie tradycyjnej, na formę elektroniczną. Z tego tytułu uzyskają docelowo ponad 1,05 mld zł oszczędności w skali roku. Dodatkowe pole do oszczędności dają usługi e-Doręczeń komercyjnych – zakładając migrację 100 proc. przesyłek do nowej usługi, przedsiębiorstwa komercyjne mogą przenieść co najmniej 250 mld przesyłek, realizowanych obecnie rocznie w formule tradycyjnej, co pozwoli im zaoszczędzić nawet 1,49 mld zł rocznie. 

Może Cię zainteresuje: Nowe przepisy prawa pracy mogą wstrząsnąć rynkiem

Obawy społeczeństwa

Odbiór koncepcji doręczeń elektronicznych jest zwykle pozytywny, a społeczeństwo – po doświadczeniach pandemii – gotowe na taką zmianę, jednak nowym obowiązkom towarzyszą obawy. Dlatego eksperci podkreślają wagę kampanii edukacyjnych, realizowanych zarówno przez administrację publiczną, jak i poszczególnych dostawców usługi. Pozwoli to zrozumieć, na czym polegają e-Doręczenia, oraz rozwiać wszelkie wątpliwości i obawy użytkowników.

Źródło: Newseria Biznes