Czerwona lampka przy propozycji pracy bez faktury

Dla początkującego przedsiębiorcy pokusa jest szczególnie duża. Pierwsze zlecenia mają znaczenie nie tylko finansowe, ale także pozwalają zbudować portfolio, zdobyć referencje i wejść na rynek. Dlatego część osób może zgodzić się na warunki, na które przy bardziej doświadczonym kontrahencie nie przystałaby. Problem zaczyna się wtedy, gdy po wykonaniu usługi klient nie chce zapłacić. Brak dokumentów potwierdzających ustalenia może wtedy znacząco utrudnić dochodzenie należności.

Umowa może być ustna, ale jej udowodnienie to już inna kwestia

Samo nieposiadanie faktury nie oznacza, że przedsiębiorca automatycznie traci możliwość dochodzenia zapłaty. Umowa może zostać zawarta również ustnie, a jej wykonanie można wykazywać za pomocą innych dowodów.

W przypadku umów zawieranych między przedsiębiorcami nie obowiązuje zasada, zgodnie z którą brak pisemnej umowy uniemożliwia przeprowadzenie dowodu. W postępowaniu mogą zostać wykorzystane między innymi zeznania świadków, przesłuchanie stron, korespondencja mailowa, SMS-y i inne dokumenty związane ze zleceniem.

Może Cię zainteresuje: Większe mieszkania bardziej pożądane niż kawalerki

Kluczowy problem polega jednak na tym, że przy transakcji zawieranej „bez faktury” strony często ograniczają również inne formy dokumentowania współpracy. Nie ma zamówienia, szczegółowego potwierdzenia zakresu prac, protokołu odbioru czy przelewu z opisem wskazującym, czego dotyczy płatność. Wtedy przedsiębiorca może zostać postawiony w sytuacji, w której jego słowo jest przeciwko słowu klienta. Ten ostatni może zakwestionować nie tylko wysokość wynagrodzenia, ale nawet fakt zamówienia usługi czy uzgodniony zakres prac.

Największym zagrożeniem nie jest zatem sama nieważność ustnej umowy, lecz problem z udowodnieniem, że do zawarcia umowy rzeczywiście doszło i jakie były jej warunki.

Bez dokumentów trudniej skorzystać z szybkiej drogi sądowej

Brak odpowiedniej dokumentacji może mieć znaczenie również wtedy, gdy przedsiębiorca zdecyduje się dochodzić pieniędzy przed sądem. Dokumenty potwierdzające istnienie zobowiązania mogą pozwolić na skorzystanie z postępowania nakazowego, które służy szybszemu i tańszemu dochodzeniu określonych należności. W takim trybie istotną rolę odgrywa dokumentacja.

Jeżeli przedsiębiorca nie ma faktury ani innych dokumentów potwierdzających transakcję, jego możliwości skorzystania z takiej ścieżki są ograniczone. Nie oznacza to, że droga sądowa jest całkowicie zamknięta, ale dochodzenie pieniędzy może stać się bardziej czasochłonne i kosztowne.

Fiskus nie uzna, że brak faktury oznacza brak podatku

Jeszcze poważniejszym problemem jest odpowiedzialność podatkowa. Zgoda klienta na rozliczenie poza oficjalnym obiegiem nie przenosi na niego odpowiedzialności za niewystawienie faktury, jeżeli przedsiębiorca miał obowiązek jej wystawienia.

Zgodnie z art. 62 § 1 Kodeksu karnego skarbowego osoba, która wbrew obowiązkowi nie wystawia faktury lub rachunku, wystawia je w sposób wadliwy albo odmawia ich wydania, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych.

Wysokość stawki dziennej jest ustalana przez sąd z uwzględnieniem m.in. dochodów i sytuacji majątkowej sprawcy. Może ona wynosić od 160,20 zł do 64 080 zł za jeden dzień kary. Oznacza to, że w skrajnym przypadku grzywna za pojedyncze naruszenie może osiągnąć bardzo wysoką kwotę.

Jeżeli organy skarbowe stwierdzą, że nieudokumentowanie transakcji było elementem celowego ukrywania dochodów na większą skalę, konsekwencje mogą być jeszcze poważniejsze. Sprawa może zostać zakwalifikowana jako przestępstwo skarbowe, a nie jedynie wykroczenie skarbowe.

Przestępstwo z art. 62 Kodeksu karnego skarbowego można popełnić umyślnie. Trudno jednak powoływać się na przypadkowe przeoczenie w sytuacji, gdy przedsiębiorca świadomie rezygnuje z wystawienia faktury na prośbę klienta.

Nawet nieuczciwy klient nie zwalnia z obowiązków podatkowych

Brak faktury nie oznacza również, że znika obowiązek rozliczenia podatku. W przypadku VAT obowiązek podatkowy co do zasady powstaje w momencie wykonania usługi, a nie dopiero wtedy, gdy przedsiębiorca wystawi fakturę czy otrzyma pieniądze. W efekcie może dojść do sytuacji, w której klient nie zapłaci za wykonaną pracę, a przedsiębiorca nadal będzie musiał rozliczyć podatek związany z transakcją. To jeden z najbardziej dotkliwych scenariuszy. Wykonawca nie tylko nie otrzymuje należnego wynagrodzenia, ale jednocześnie pozostaje odpowiedzialny za swoje zobowiązania wobec fiskusa.

Nie trzeba rozbudowanej umowy, żeby zabezpieczyć zlecenie

Podstawowe zabezpieczenie interesów przedsiębiorcy nie musi oznaczać wielostronicowej umowy przygotowanej przez prawnika. W wielu przypadkach wystarczy zadbać o to, aby najważniejsze ustalenia zostały zapisane. Wiadomość e-mail lub SMS może potwierdzać zakres zamówionej usługi, cenę, termin realizacji i sposób rozliczenia.

Przeczytaj także: Rośnie liczba pozwoleń dla deweloperów

Znaczenie może mieć także sposób zapłaty. Zaliczka lub zadatek przelany na rachunek bankowy, z opisem wskazującym konkretne zlecenie, pozostawia ślad finansowy, który może później stanowić istotny dowód. Warto również dokumentować odbiór wykonanej pracy. Faktura wystawiona przez wykonawcę i zaakceptowana przez kontrahenta, choćby w sposób dorozumiany, może dodatkowo uprawdopodobniać istnienie stosunku umownego.

„Bez faktury” powinno być sygnałem ostrzegawczym

Przedsiębiorca nie powinien rozpoczynać realizacji zlecenia bez ustalenia podstawowych warunków współpracy. Dotyczy to też niewielkich projektów, szczególnie gdy klient od początku naciska na brak jakiejkolwiek dokumentacji. Propozycja rozliczenia bez faktury może oznaczać znacznie więcej niż tylko niższą cenę. W przypadku sporu przedsiębiorca może mieć problem z odzyskaniem wynagrodzenia, a jednocześnie to na nim może spoczywać odpowiedzialność za prawidłowe rozliczenie transakcji z fiskusem.

Dla osoby dopiero rozpoczynającej działalność gospodarczą taka sytuacja może być szczególnie niebezpieczna. Zamiast pomóc w zdobyciu pierwszego dużego klienta, zlecenie bez odpowiedniej dokumentacji może przynieść problemy z płatnością, podatkami, a w skrajnym przypadku także odpowiedzialnością karno-skarbową.

Źródło: forsal.pl