Zgłoszenie pracownika do ZUS bez podpisanej umowy o pracę

Rejestracja pracownika w ZUS po podpisaniu umowy

W standardowym procesie zatrudnienia zarejestrowanie pracownika do ZUS powinno nastąpić po podpisaniu przez niego umowy. Umowę można podpisać wcześniej, nawet miesiąc przed rozpoczęciem stosunku pracy. Zgodnie z artykułem 26 Kodeksu pracy: „Stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, a jeżeli terminu tego nie określono – w dniu zawarcia umowy”. Kodeks pracy wskazuje, że umowę należy zawrzeć na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Zgodnie z tym zapisem nie można dopuścić pracownika do pracy, jeśli nie podpisał on umowy. W przypadku gdy umowa nie jest podpisana, stosunek pracy nie został zawarty, a osoba ta nie jest pracownikiem danej firmy.

Pracownika nie można dopuścić do pracy bez ważnej umowy o pracę. Za brak pisemnego potwierdzenia warunków umowy przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawcy grozi kara grzywny od 1 do 30 tys. zł. Choć Kodeks pracy nie wyklucza zawarcia umowy w formie ustnej, to już w takim przypadku pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy musi potwierdzić mu na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Dopiero gdy pracodawca nie zawiera umowy na piśmie i nie potwierdza warunków umowy, można mówić o wykroczeniu przeciwko prawom pracownika.

Może Cię zainteresuje: Zmiany dotyczące pełnomocnictw w spółdzielniach

Siedem dni na zgłoszenie pracownika do ZUS

Pracodawca powinien w ciągu siedmiu dni od zawarcia umowy poinformować ZUS jednorazowo na druku ZUS ZUA. Dodatkowo co miesiąc płatnik składek powinien składać deklaracje rozliczeniowe, tzw. ZUS DRA, w celu wykazania wypłat pracowniczych i odprowadzonych składek. Jeśli nie będzie się z tego wywiązywać, to ZUS może zastosować sankcje oraz środki dyscyplinujące wynikające z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, tj.:

• nałożenie kary grzywny;
• naliczenie odsetek za zwłokę;
• wymierzenie opłaty dodatkowej;
• wszczęcie postępowania egzekucyjnego;
• zabezpieczenie na majątku płatnika poprzez wystąpienie do sądu rejonowego z wnioskiem o założenie księgi wieczystej, wnioskiem o wpis hipoteki oraz złożenie wniosku do urzędu skarbowego o ustanowienie zastawu skarbowego.

Co w sytuacji niepodpisanej umowy o pracę?

W sytuacji, gdy umowa nie zostanie podpisana, a pracownik będzie zgłoszony do ZUS, konieczne jest wykonanie odpowiedniej korekty. Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych pracownik otrzymuje status zatrudnienia dopiero od dnia nawiązania stosunku pracy. Jeśli stosunek pracy nie został nawiązany, płatnik nie ma podstaw, by objąć taką osobę ubezpieczeniami ani też zgłaszać ją do ZUS. Trzeba więc niezwłocznie wyrejestrować tę osobę z ubezpieczeń od tej samej daty, od której osoba ta została zgłoszona do ubezpieczeń. Wyrejestrowanie powinno odbyć się na druku ZWUA, gdzie kod wyrejestrowania w tym przypadku to 600, czyli „inna przyczyna wyrejestrowania”.

Jeśli płatnik składek zapomni lub nie dokona korekty zgłoszenia, ZUS może wezwać do korekty dokumentów zarówno zgłoszeniowych, jak i rozliczeniowych. Sam pracownik może także wystąpić z prośbą o korektę, jeśli zauważy nieprawidłowości na swoim koncie ZUS lub też podczas wizyty u lekarza. W jednym i drugim przypadku płatnik składek powinien wywiązać się ze swojego obowiązku niezwłocznie. Jeśli pomimo wezwań lub wskazywania nieprawidłowości pracodawca nie dokona zgłoszenia, wtedy może zostać wytoczone postępowanie kontrolne, w wyniku którego płatnik może zostać obciążony karą grzywny.

Źródło: poradnikprzedsiebiorcy.pl