Udostępnienie dokumentów wspólnoty mieszkaniowej

Wgląd do dokumentów wspólnoty mieszkaniowej

Zgodnie z art. 29 ust 3 ustawy o własności, lokali właścicielom lokali przysługuje prawo kontroli działalności zarządu wspólnoty mieszkaniowej. Bezsprzecznie zawiera się w nim prawo wglądu do dokumentów WM, w tym do dokumentów finansowych, gdyż w innym wypadku sprawowanie kontroli nie byłoby możliwe. Właściciel, oprócz faktycznego wglądu w dokumenty wspólnoty, może też żądać ich kopii.

To zupełnie zrozumiałe, ponieważ trudno sobie wyobrazić, aby właściciel zapamiętał szczegółowo wszystkie interesujące go informacje zawarte w dokumentach. Trudno też od niego żądać znajomości wszystkich zagadnień, którym są poświęcone, a gdy je skseruje, będzie mógł zasięgnąć opinii osób trzecich, np. prawnika czy księgowego, na temat ich poprawności czy zagadnień z nich wynikających.

Zwróćmy uwagę, że rozwój techniki powoduje, że kopiowanie dokumentów na różnego rodzaju nośniki jest tanie i proste, zatem w naturalny sposób zastąpiło sporządzanie notatek z udostępnianych dokumentów do wglądu.

Zarząd ma obowiązek umożliwienia właścicielom lokali sprawowania kontroli działalności zarządu, a właściciel lokalu powinien decydować, czy w tym celu wystarczy mu pokazanie dokumentów, wykonanie kserokopii, umożliwienie mu sporządzenia ich fotokopii czy też zeskanowanie.

Nieśmiertelny mit ochrony danych osobowych

Często w praktyce zarządcy czy zarządy przy odmowie udostepnienia określonych dokumentów zasłaniają się ochroną danych osobowych. W większości przypadków nie ma to jakichkolwiek podstaw prawnych. Art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych stanowi bowiem, że przetwarzanie danych, w tym ich udostępnianie, jest dopuszczalne, jeżeli to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

W każdym zatem przypadku, kiedy szczególny przepis prawa przyznaje określonemu podmiotowi uprawnienie, z którym wiąże się konieczność udostępnienia danych osobowych, udostępnienie owo nie może być traktowane jako naruszenie ustawy o ochronie danych osobowych. Takimi szczególnymi przepisami dla właścicieli lokali są dwa przepisy ustawy o własności lokali. Zgodnie z art. 29 ust 3 UWL, właścicielom lokali przysługuje prawo kontroli działalności zarządu.

Ponadto na podstawie art. 27 UWL właściciel ma prawo i obowiązek współdziałania w zarządzi nieruchomością wspólną. Zatem każdy właściciel lokalu ma prawo do wglądu do dokumentów wspólnoty, w tym do danych osobowych, które zawierają, w zakresie niezbędnym do kontroli zarządu i współdziałania w zarządzie.

W związku natomiast z tym, że zarząd WM sam ma uprawnienie tylko do przetwarzania danych osobowych w granicach niezbędnych do zarządu nieruchomością wspólną, trudno będzie w praktyce znaleźć dane, które nie podlegałyby udostępnieniu.

Można z dużą dozą pewności stwierdzić, że jedyne ograniczenia w zakresie udostępnienia danych będą wynikały z wniosku właściciela, tzn. że będzie on dotyczył pewnego zakresu danych. Zarząd nie powinien więc udostępniać większej danych niż zawiera wniosek właściciela lokalu.

Orzecznictwo sądowego w zakresie udostępnienia dokumentów

Na poparcie warto przytoczyć stanowisko orzecznictwa sądowego w poruszanej materii. W sprawie rozstrzygniętej wyrokiem Sądu Okręgowego w Świdnicy (sygn. akt II Ca 948/12) członek wspólnoty mieszkaniowej zwracał się pisemnie do zarządu WM o udostępnienie mu dokumentacji dotyczącej nieruchomości wspólnej, w tym dokumentacji finansowej.

Sąd nakazał wspólnocie mieszkaniowej udostępnienie całości dokumentacji w zakresie zgłoszonego żądania. Przypomniał też, że żądanie to znajduje podstawę prawną w art. 29 ust. 3 ustawy o własności lokali. Z przepisu tego wynika, że prawo kontroli działalności zarządu wspólnoty mieszkaniowej przysługuje każdemu właścicielowi lokalu.

W sprawie rozstrzygniętej postanowieniem Sądu Okręgowego w Słupsku (sygn. akt IV Cz 307/13) powód domagał się nakazania wspólnocie mieszkaniowej, by sporządziła i wydała mu kserokopie znajdujących się w jej posiadaniu dokumentów dotyczących zarządu nieruchomością wspólną (protokołów odbioru wszystkich robót budowlanych w latach 2011 i 2012, faktur wystawionych przez wykonawcę w latach 2011 i 2012, wyciągów bankowych potwierdzających przelewy za faktury wystawione w latach 2011 i 2012, załącznika do aneksu dotyczącego umowy podpisanej w roku 2011 na wykonanie robót budowlanych, umów zawartych przez pozwaną z bankami w roku 2011, protokołu odbioru dokumentów wspólnoty oraz umowy o administrowanie nieruchomością).

Sąd uznał, że pojęcie „sporządzania notatek i odpisów” należy interpretować szeroko, obejmując nim przeglądane dokumentów, sporządzenie ich kopii utrwalanych w formie ręcznych odpisów, notatek i zdjęć wykonanych przyniesionym aparatem fotograficznym, a także za pomocą kserokopiarki.

Charakter notatek i zapisków

W związku z udostępnieniem dokumentów warto jeszcze omówić charakter notatek i zapisków, które np. członkowie zarządu WM sporządzają w trakcie zebrania w celu późniejszego sporządzenia protokołu. Można się bowiem we wspólnotach mieszkaniowych spotkać z tym, że właściciele żądają udostępnienia im także takich notatek.

Protokół, ze względu na tempo czynności podejmowanych na zebraniu, sporządza się z reguły po jego zakończeniu na podstawie notatek, zapisków na projektach uchwał czy porządku obrad, a także na podstawie odtworzenia faktów z pamięci. Tworzy się go w celu udokumentowania przebiegu zebrania. Podaje się w nim czas i miejsce jego odbycia, porządek obrad, treść poszczególnych uchwał wraz z wynikiem głosowania nad nimi i inne istotne elementy zebrania.

W celu sporządzenia protokołu z zebrania w czasie jego trwania sporządza się notatki, próbuje się przygotować jego wstępną wersję, dokonuje się zapisków na projektach uchwał lub inaczej utrwala się istotne zdarzenia, co ma umożliwić późniejsze sporządzenie dokumentu protokołu. W zależności od doświadczenia, wypracowanej metody pracy danej osoby, jej charakteru oraz możliwości jej pamięci, te notatki mają różną postać.

Jednak to tylko osobiste notatki, które nie mają żadnego waloru dokumentu. Nie są podpisane, a ponadto to luźne zapiski, pozbawione chronologii, czasami pisane skrótowo i nieczytelnie dla osób trzecich. Bardzo często prawidłowe wnioski z tych materiałów może wyciągnąć tylko osoba, która je sporządziła. Jedynym ich celem jest sporządzenie protokołu, czyli dokumentu, który opisuje przebieg zebrania, a staje się dokumentem w chwili podpisania.

Zapiski i notatki służą tylko osobie sporządzającej protokół i nie powinny podlegać udostępnieniu, a po jego sporządzeniu, w związku z spełnieniem celu, do jakiego je przewidziano, z reguły są niszczone. W związku z powyższym żądanie udostępnienia notatek czy zapisków osoby, która sporządzała protokół jest pozbawione podstaw.

Wgląd do dokumentów spółdzielni

W związku z udostępnieniem dokumentów warto wspomnieć jeszcze, jak ta sytuacja wygląda w przypadku spółdzielni mieszkaniowej. Zgodnie z art. 81 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych, jej członek ma prawo otrzymania odpisu statutu i regulaminów oraz kopii uchwał jej organów i protokołów ich obrad, protokołów lustracji, rocznych sprawozdań finansowych oraz faktur i umów zawieranych przez spółdzielnię z osobami trzecimi.

Koszty sporządzania odpisów i kopii tych dokumentów, z wyjątkiem statutu i regulaminów uchwalonych na podstawie statutu, pokrywa członek spółdzielni, wnioskujący o ich otrzymanie. Statut spółdzielni mieszkaniowej, regulaminy, uchwały i protokoły obrad organów spółdzielni, a także protokoły lustracji i roczne sprawozdanie finansowe powinny być też udostępnione na jej stronie internetowej.

Zgodnie z art.18 § 3 prawa spółdzielczego spółdzielnia może odmówić członkowi wglądu wyłącznie do umów zawieranych z osobami trzecimi. A i to tylko pod warunkiem, że wykaże, że naruszałoby to prawa tych osób, lub jeżeli istnieje uzasadniona obawa, że członek wykorzysta pozyskane z tych umów informacje w celach sprzecznych z interesem spółdzielni i przez to wyrządzi jej znaczną szkodę.

Odmowa powinna być wyrażona na piśmie. Członek, któremu odmówiono wglądu do umów zawieranych przez spółdzielnię z osobami trzecimi, może złożyć wniosek do sądu rejestrowego o zobowiązanie jej do ich udostępnienia tych umów. Musi go złożyć w ciągu siedmiu dni, licząc od dnia doręczenia mu pisemnej odmowy wglądu do tych umów.

Warto też zwrócić uwagę, że nieudostępnienie dokumentów stanowi wykroczenie. Zgodnie z art. 273 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych, kto, będąc członkiem zarządu spółdzielni mieszkaniowej, pełnomocnikiem albo likwidatorem, wbrew obowiązkowi dopuszcza do tego, że spółdzielnia nie udostępnia członkowi spółdzielni mieszkaniowej odpisów oraz kopii dokumentów, o których mowa w art. 81, podlega karze grzywny.

Zatem dla członków zarządu spółdzielni brak udostępnienia dokumentów może skończyć się karą grzywny. Będzie ona wymierzona osobiście członkom zarządu, a nie spółdzielni mieszkaniowej. Zatem członkowie zarządu będą musieli zapłacić ją z własnej kieszeni.

W przypadku wspólnot mieszkaniowych takich przepisów karnych nie ma, gdyż ustawodawca uznał, że wystarczającą groźbą przy niewywiązywaniu się członków zarządu WM z obowiązku udostepnienia dokumentów będzie możliwość ich odwołania, co w przypadku wspólnoty jest dużo prostsze niż w przypadku spółdzielni.

Chcesz być na bieżąco? Zapisz się do naszego newslettera!