Głosowanie w czasie epidemii – nowe interpretacje MRPiT

Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii (MRPiT): W aktualnej sytuacji epidemicznej o możliwości organizacji zebrań (m.in. zebrań rocznych przez wspólnoty mieszkaniowe) decydują aktualnie obowiązujące zasady i ograniczenia wprowadzone przepisami rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii. Rozstrzygają one o możliwości organizacji wszelkiego rodzaju zebrań, spotkań oraz o dopuszczalnej liczbie uczestników takiego zebrania. Tym samym organizowanie przez wspólnoty zebrań jest możliwe pod warunkiem, że obowiązujące przepisy ww. rozporządzenia przewidują taką możliwość.

Aktualne zasady dotyczące ograniczeń i zasad bezpieczeństwa publikowane są na stronie Ministerstwa Zdrowia pod adresem www.gov.pl/web/koronawirus/aktualne-zasady-i-ograniczenia.

W celu zminimalizowania ryzyka zakażenia wirusem SARS-CoV-2 uczestnicy zebrania obowiązani są do zakrywania ust i nosa zgodnie z zasadami określonymi w aktualnie obowiązującym rozporządzeniu. Wskazane jest także wietrzenie pomieszczenia, w którym będzie odbywać się zebranie wspólnoty. Co do zasady roczne zebrania powinny mieć formę stacjonarną, z ewentualnym udziałem głosów zebranych przez zarząd w trybie indywidualnym, np. za pomocą poczty elektronicznej. Nie ma jednak przeszkód, aby zainteresowane wspólnoty przeprowadziły roczne zebranie w formule hybrydowej, gdzie część uczestników – w liczbie dozwolonej przez aktualnie obowiązujące przepisy – bierze osobisty udział w zebraniu, część zaś bierze udział łącząc się z uczestnikami zebrania oraz z prowadzącym je zarządem – za pomocą urządzeń komunikacji zdalnej, przekazujących obraz oraz dźwięk.

Co istotne, oddanie ważnego głosu w tej formule może nastąpić również za pomocą poczty elektronicznej bądź indywidualnych kont przypisanych poszczególnym właścicielom lokali w programach do obsługi wspólnoty. Możliwe jest w takim przypadku oddanie głosu także w inny sposób, np. w formie pisemnej za pomocą skrzynki kontaktowej wspólnoty mieszkaniowej.

Natomiast ci spośród członków wspólnoty, którzy nie wezmą udziału w tak przeprowadzonym zebraniu – a uchwały nie zostaną na nim podjęte – będą mogli oddać głos w trybie indywidualnym, np. wykorzystując do tego skrzynkę podawczą wspólnoty. Taki sposób organizacji rocznych zebrań umożliwi zachowanie dystansu społecznego oraz przestrzeganie ograniczeń co do dopuszczalnej liczby uczestników zebrania. Zastosowanie takiego rozwiązania ułatwi funkcjonowanie wspólnot mieszkaniowych – możliwe będzie m.in. przeprowadzenie przez członków wspólnoty dyskusji nad zatwierdzeniem sprawozdania z zarządu za rok miniony i planem na rok obecny, wraz z przyjęciem w obu tych kwestiach stosownych uchwał.

Należy także przypomnieć, że termin zwołania zebrań sprawozdawczych wciąż jest wydłużony o okres do 6 tygodni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii. Jednakże wspólnoty, które będą zainteresowane przeprowadzeniem zebrania w terminie wcześniejszym, mogą zorganizować je pod warunkiem zachowania zasad określonych ww. rozporządzeniem, np. w formule hybrydowej, czyli z wykorzystaniem narzędzi teleinformatycznych.

Na uwagę zasługuje również stanowisko Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 19 stycznia 2021 r. w sprawie możliwości podejmowania uchwał na piśmie przez walne zgromadzenie Spółdzielni Mieszkaniowej:

Przepisy ustawy z dnia 16 września 1982 r. – Prawo spółdzielcze, dalej (UPS), dotyczące podejmowania uchwał przez walne zgromadzenie na piśmie albo przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość w czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, znajdują zastosowanie także do spółdzielni mieszkaniowych.

Zmiany w prawie

Na mocy ustawy z dnia 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2, do UPS dodane zostały przepisy szczególne, dotyczące podejmowania uchwał przez walne zgromadzenie. Rozwiązania te stosuje się wyłącznie w czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, o których mowa w ustawie z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi.

Przepisy ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych nie zawierają regulacji dotyczących podejmowania uchwał w czasie stanu epidemii. Tym samym, wobec braku w USM norm, dotyczących podejmowania uchwał w tym szczególnym czasie, przepisy art. 36 § 9–13 znajdują zastosowanie także do spółdzielni mieszkaniowych. W zakresie nieuregulowanym w ustawie o spółdzielniach mieszkaniowych zastosowanie znajdują odpowiednie regulacje UPS.

Przepisy dodane do UPS w związku z epidemią dają elastyczność w zakresie podejmowania uchwał przez najwyższy organ spółdzielni, co jest istotne z punktu widzenia konieczności zapewnienia transparentności głosowania. Zatem do nadzorowania przebiegu głosowania w trybie szczególnym możliwe jest powołanie komisji składającej się z członków spółdzielni i członków rady nadzorczej albo zapewnienie udziału notariusza podczas głosowania i sporządzenia protokołu notarialnego z przebiegu głosowania, o którym mowa w art. 104 § 1 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie.

Uwaga!

Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii, jako organ władzy wykonawczej, nie jest władne do dokonywania wiążącej interpretacji obowiązujących przepisów prawa, a w związku z tym treść komunikatu nie ma mocy powszechnie obowiązującej. Stanowi jedną z możliwych wykładni ww. przepisów, która jednakże została uzgodniona z Ministerstwem Sprawiedliwości.

Chcesz być na bieżąco? Zapisz się do naszego newslettera!