Rachunek z zarządu w małej wspólnocie mieszkaniowej

Zgodnie z art. 19 ustawy o własności lokali, jeżeli liczba lokali wyodrębnionych i lokali niewyodrębnionych, należących nadal do dotychczasowego właściciela, nie jest większa niż trzy, do zarządu nieruchomością wspólną mają odpowiednie zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego i Kodeksu postępowania cywilnego o współwłasności. Takie wspólnoty nazywa się małymi wspólnotami mieszkaniowymi.

Zarząd nieruchomością wspólną w dużej i małej wspólnocie

Mała wspólnota jest wspólnotą tylko z nazwy, bo nie ma żadnej formy organizacyjnej, nie ma zarządu, a zarządca może w niej istnieć tylko za zgodą wszystkich właścicieli. W takiej wspólnocie nie ma uchwał i całej procedury ich podejmowania i zaskarżania. Nie ma też obowiązku zwoływania nawet rocznych zebrań. Każdy z właścicieli lokali zarządza nieruchomością, a właściciele podejmują decyzje w formie zgody na ich dokonanie. 

Jak wynika z uregulowań Kodeksu cywilnego, do czynności zwykłego zarządu potrzebna jest zgoda większości współwłaścicieli, liczona według wielkości udziałów. W braku takiej zgody, każdy ze współwłaścicieli może żądać upoważnienia sądowego do dokonania czynności. Do czynności, które przekraczają zakres zwykłego zarządu, potrzebna jest zgoda wszystkich współwłaścicieli (jednomyślność). W braku takiej zgody współwłaściciele, których udziały wynoszą co najmniej połowę, mogą żądać rozstrzygnięcia przez sąd, który orzeknie, mając na względzie cel zamierzonej czynności oraz interesy wszystkich współwłaścicieli. We wspólnocie mieszkaniowej oprócz opłat związanych z lokalami, właściciele lokali ponoszą koszty utrzymania nieruchomości wspólnej, tak jak w dużej wspólnocie mieszkaniowej właściciele lokali pokrywają te koszty w ułamkowych częściach, odpowiednio do wielkości swoich udziałów. Jednak system zaliczkowy jako obowiązkowy ponoszenia kosztów zarządu dotyczy tylko dużej wspólnoty mieszkaniowej, zarządzanej na podstawie ustawy o własności lokali. Tymczasem mała wspólnota mieszkaniowa zarządzana jest na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego o współwłasności. Zgodnie z art. 207 Kodeksu cywilnego, pożytki i inne przychody z rzeczy wspólnej przypadają współwłaścicielom w stosunku do wielkości udziałów; w takim samym stosunku współwłaściciele ponoszą wydatki i ciężary związane z rzeczą wspólną. Zatem w małej wspólnocie mieszkaniowej, zgodnie z przepisami, nie istnieje system zaliczkowy. W myśl Kodeksu cywilnego właściciele nie uchwalają zaliczek na przyszłe zaplanowane przez siebie wydatki na dany rok, a składają się na aktualne koszty. Ewentualnie jeden z właścicieli, ten który zarządza nieruchomością lub tylko zdecydował się podjąć daną czynność ponosi te koszty, a następnie żąda ich zwrotu w odpowiedniej części od pozostałych współwłaścicieli.

Sprawozdanie z działalności zarządu

W dużej wspólnocie mieszkaniowej zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono, jest obowiązany składać właścicielom lokali roczne sprawozdanie z działalności. Ustawa o własności lokali nie wprowadza żadnych regulacji na temat formy i zawartości sprawozdania składanego właścicielom lokali. Należy więc zakładać, że do takiego sprawozdania stosować się będzie, podobnie jak do innych sprawozdań, wymogi rzetelności, czyli zgodności z faktami i dokumentami, kompletności, czyli ujmowanie wszystkich faktów jakie miały miejsce i czytelności, czyli przedstawianie informacji w taki sposób, aby wszyscy mogli przeczytać i zrozumieć treść przekazu. Bez znaczenia będzie natomiast jego forma, chyba że właściciele lokali w umowie lub w uchwale postanowią, że sprawozdanie to ma być składane w określonej przez nich formie (wyrok Sądu Okręgowego w Gdańsku z dnia 05.11.2013 roku, sygn. akt I C 29/13). Aby sprawozdanie było kompletne, musi zawierać także część finansową, a sporządzenie sprawozdania finansowego związane będzie z obowiązkiem prowadzenia określonej przez wspólnotę mieszkaniową pozaksięgowej ewidencji kosztów zarządu nieruchomością wspólną, o której mowa w art. 29 ust 1 ustawy o własności lokali oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej. 

Jak wskazuje się w orzecznictwie, np. w wyroku Sądu Apelacyjnygo w Katowicach z dnia 08.02.2013 r. (sygn. akt V ACa 533/12), do sprawozdania winny być także załączone kopie dokumentów, stanowiących podstawę sporządzenia zestawienia przychodów i wydatków, w tym kopie faktur. Sporządzone sprawozdanie z działalności zarządu jest przedstawiane na zebraniu ogółu mieszkańców. Wcześniej, przed zebraniem, członkowie wspólnoty mają mieć możliwość zapoznania się ze sprawozdaniem. Na zebraniu członkowie wspólnoty mają również prawo zgłaszać swoje uwagi, co do sprawozdania. Przy składaniu sprawozdań nie obowiązuje formalizm, charakterystyczny dla tego rodzaju dokumentów opracowywanych przez większe podmioty gospodarcze. Nie ma w związku z tym przeszkód, aby sprawozdanie zostało przedstawione ustnie przez jednego z członków zarządu czy nawet tylko przez osobę przez zarząd do tego upoważnioną, na przykład przez zarządcę/administratora. Ocena sprawozdania zarządu jest równoznaczna z oceną, czy nieruchomość zarządzana była prawidłowo, a końcowym efektem tej oceny jest udzielenie lub nieudzielenie absolutorium zarządowi.

Żądanie rachunku z zarządu

W małej wspólnocie mieszkaniowej nie obowiązuje UWL, a zatem też prawo kontroli działalności zarządu w niej określone oraz obowiązek składania sprawozdań rocznych. Jest to zresztą niepotrzebne bo w małej wspólnocie każdy z właścicieli ma prawo bezpośrednio zarządzać wspólnotą, czyli w praktyce jest tak, jakby każdy z właścicieli lokali wchodził w skład zarządu. Odpowiednikiem „prawa kontroli działalności zarządu” z dużej wspólnoty mieszkaniowej jest „żądanie rachunku z zarządu”, a odpowiednikiem sprawozdania zarządu – przedstawienie tego rachunku z zarządu przez właściciela, który nieruchomością zarządza. Zgodnie bowiem z art. 208 KC, każdy ze współwłaścicieli nie sprawujących zarządu rzeczą wspólną może żądać w odpowiednich terminach rachunku z zarządu. Kodeks cywilny nie wprowadza żadnych regulacji na temat formy i zawartości tegoż rachunku. Należy więc zakładać, że do takiego rachunku stosować się będzie, podobnie jak do sprawozdań w dużych wspólnotach, wymogi rzetelności, czyli zgodności z faktami i dokumentami, kompletności, czyli ujmowanie wszystkich faktów jakie miały miejsce i czytelności, czyli przedstawianie informacji w taki sposób, aby wszyscy mogli przeczytać i zrozumieć treść przekazu. Bez znaczenia będzie natomiast jego forma. Rachunek z zarządu zawiera przede wszystkim część finansową, z tym, że w związku z tym, iż mała wspólnota mieszkaniowa nie jest obowiązana prowadzić jakiejkolwiek rachunkowości, rachunek ten nie musi odpowiadać żadnym wymogom, poza rzetelnością i przejrzystością dokonanego rozliczenia, a na poparcie prawidłowości rozliczenia do rachunku z zarządu należy dołączyć kopie rachunków i faktur, świadczących o poniesionych kosztach. W związku z tym, że w małej wspólnocie nie ma obowiązku zwoływania nawet tych rocznych zebrań, rachunek z zarządu może być przedstawiony w dowolnym miejscu i czasie, czyli tak jak ustalą współwłaściciele. Najczęściej przedstawienie rachunku z zarządu polega na przekazaniu przez właściciela sprawującego zarząd innym współwłaścicielom dokumentu rachunku z zarządu wraz z załączonymi kopiami rachunków i faktur na poparcie prawidłowości rozliczenia, a po zapoznaniu się z rachunkiem, wyjaśnieniu między współwłaścicielami wątpliwości co do przedstawionego dokumentu. Rachunek z zarządu nie podlega – tak jak sprawozdanie zarządu w dużej wspólnocie – zatwierdzeniu przez absolutorium. W małej wspólnocie skutkiem przyjęcia przez pozostałych współwłaścicieli rachunku z zarządu jest zgodne z rachunkiem rozliczenie finansowe między właścicielami oraz akceptacja dla dalszego sprawowania zarządu przez dotychczasowego współwłaściciela, sprawującego zarząd. Natomiast skutkiem braku złożenia rachunku z zarządu lub braku akceptacji dla złożonego rachunku przez pozostałych współwłaścicieli będą sprawy sądowe między współwłaścicielami, związane z wzajemnymi rozliczeniami.